Je bent aan het groeien met je bedrijf. Flink aan het ondernemen. Mooi! Inmiddels heb je ook een aantal werknemers in dienst. En dus krijg je te maken met de personeelsadministratie. Ineens heb je allerlei verplichtingen, moet je voldoen aan wet- en regelgeving en krijg je te horen dat je misschien wel een flinke boete krijgt als je hier niet aan voldoet. In dit artikel vertelt David Advies je wat er eigenlijk allemaal bij de personeelsadministratie komt kijken. Wat moet je bijhouden en hoe doe je dat?
Wat moet je bijhouden in de personeelsadministratie?
Als je als ondernemer personeel in dienst hebt, ben je voor de Belastingdienst verplicht om een aantal zaken bij te houden, zoals de salarisadministratie en een personeelsdossier. En dat personeelsdossier kent een aantal verplichte onderdelen:
- NAW-gegevens van de werknemer
- een kopie van het identiteitsbewijs
- de functie van de werknemer
- de getekende arbeidsovereenkomst met de arbeidsvoorwaarden en eventuele andere bijlagen
- verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingen
- aantekeningen van waarschuwingen en verbeterplannen
- scholingsafspraken
- afspraken over loonwijzigingen en eventuele bonussen
Daarnaast is het niet verplicht, maar wel handig om een aantal andere zaken op te nemen:
- de functieomschrijving
- salarisgegevens
- de verlof- en verzuimregistratie
- afspraken over verstrekte devices (laptop, tablet, telefoon)
- afspraken over een eventuele auto of fiets van de zaak
- de pensioenregeling
Tip: Je werknemers hebben het recht om hun eigen personeelsdossier in te zien. Pas dus op met de inhoud en toon van verslagen en eventuele notities.
Wat mag je níet opnemen?
Er is ook informatie die je níet mag opnemen in de personeelsadministratie, zoals informatie over iemands:
- seksuele geaardheid
- ras of geloofsovertuiging
- politieke voorkeur
- lidmaatschap van een vakbond
- strafrechtelijk verleden
- medische gegevens
Tip: Dat je geen medische gegevens mag bijhouden betekent dat je niet mag bijhouden wat de aard of oorzaak is van iemands ziekte. In je verzuimregistratie houd je dus alleen bij hoe vaak en hoe lang iemand ziek is.
Personeelsadministratie & de AVG
Als je een personeelsadministratie bijhoudt krijg je automatisch ook te maken met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De AVG beschermt de privacy van je werknemers en stelt strenge eisen aan je personeelsadministratie.
Zo mag je alleen die persoonsgegevens in het personeelsdossier opnemen die je als werkgever nodig hebt om de arbeidsovereenkomst goed uit te voeren. Dit betekent dat je dus niet meer gegevens mag opnemen dan nodig, en dat je persoonsgegeven niet langer mag bewaren dan noodzakelijk. Ook moet je je personeel laten weten welke gegevens je verzamelt en waarom, en ben je verplicht om de administratie te beveiligen tegen verlies en diefstal. Voldoe je hier niet aan? Dan kan je een hoge boete krijgen.
De personeelsadministratie uitbesteden?
Er komt een hoop bij kijken hè? Nu kun je natuurlijk iemand in dienst nemen om de personeelsadministratie voor je te doen. Maar wellicht ben je daar nog niet groot genoeg voor. En de arbeidsmarkt is krap. Je kunt het natuurlijk ook zelf doen. Maar het bijhouden van alle personeelszaken is complex en tijdrovend. En omdat je hiervoor waarschijnlijk niet de kennis hebt, gaat dit je veel tijd en energie kosten. Tijd en energie die je niet kunt steken in wat je het liefst doet: ondernemen! Heb je er dus al eens over nagedacht om je personeelsadministratie uit te besteden?
David Advies neemt jouw personeelsadministratie graag uit handen. Het maakt niet uit of je een klein, groeiend of (heel) groot bedrijf hebt: we zetten de administratie voor je op en houden hem voor je bij. Dat doen we uiteraard digitaal, met de nieuwste software. Op die manier houd jij tijd over om te ondernemen. En ben je er tegelijkertijd zeker van je personeelsadministratie altijd up-to-date is én voldoet aan alle wet- en regelgeving.
Wil je hier meer over weten? Neem dan contact met ons op!