Als zzp’er ben je niet alleen verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden waarvoor je wordt ingehuurd, maar ook voor het bijhouden van een goede administratie. Dit laatste is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook erg belangrijk als je zicht wilt houden op het functioneren van jouw onderneming. In dit artikel legt David Advies uit wat je als zzp’er allemaal moet bijhouden en geven we antwoord op andere belangrijke vragen.
Wat moet je allemaal bijhouden?
Als zzp’er ben je verplicht om een aantal zaken bij te houden in jouw administratie. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste zaken die je moet vastleggen en bewaren:
- Indien van toepassing: de kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
- Facturen (zowel inkomende als uitgaande facturen) en bonnetjes
- Bankafschriften
- Contracten en andere juridische documenten
- Agenda’s
- Correspondentie
- Software en databestanden
- Urenregistratie (zie ook het volgende kopje over het urencriterium)
- Indien van toepassing: kilometerregistratie
- Verzekeringspolissen
- Belastingaangiftes en -aanslagen
Het is belangrijk dat deze documenten goed geordend zijn en je ze gemakkelijk kunt terugvinden.
Tip: Het is niet verplicht maar wel handig om een zakelijke rekening te openen. Hiermee houd je je zakelijke administratie gescheiden van je privé-administratie. Wel zo overzichtelijk!
Urenregistratie en urencriterium
Als zzp’er kan je in aanmerking komen voor verschillende fiscale voordelen, zoals startersaftrek (3 keer in de eerste 5 jaar) en zelfstandigenaftrek (ieder jaar). Hiervoor moet je wel aan het zogenaamde ‘urencriterium’ voldoen. Dit betekent dat je per jaar minimaal 1.225 uur aan je onderneming moet besteden. Voor een volledig jaar komt dit neer op gemiddeld 24 uur per week (als je geen vakantie zou nemen). Om aan te kunnen tonen dat je aan het urencriterium voldoet moet je dus een goede urenregistratie bijhouden.
Tip: Hiervoor kan je gebruik maken van een Excel-bestand, maar er is tegenwoordig ook hele gebruikersvriendelijke en niet al te dure boekhoudsoftware op de markt. Gebruik je liever toch een Excel-bestand? Zorg er dan voor dat je de datum, tijd en aard van de werkzaamheden bijhoudt.
Hoe lang moet je als zzp’er de administratie bewaren?
Als zzp’er ben je op grond van de wet verplicht om jouw administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor alle documenten die betrekking hebben op jouw onderneming, inclusief facturen en bankafschriften.
Let op: Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren.
Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen en de manier waarop je de administratie bewaart (digitaal of op papier). De basisgegevens uit de administratie, zoals bijvoorbeeld de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie en het grootboek moet je altijd 7 jaar bewaren. Voor de overige gegevens kan je afspraken maken over kortere bewaartermijnen.
Is het goed om de administratie uit te besteden?
Als zzp’er kan het bijhouden van je administratie een tijdrovende klus zijn. Bovendien wil je je vast liever met andere zaken bezighouden, zeker als je bedrijf groeit. Het kan daarom voordelig zijn om je administratie uit te besteden. Een goede accountant of boekhouder kan jou helpen om tijd te besparen en er tegelijkertijd voor zorgen dat je administratie aan alle wettelijke eisen voldoet.
Denk jij erover om je administratie uit te besteden? David Advies helpt je er graag mee! Neem hiervoor gerust contact met ons op!